Par Danielle Roberge
Révision linguistique : Sylvie Lamothe

Lorsque vous enregistrez un message d’accueil dans votre boîte vocale ou que vous laissez un message dans la boîte vocale d’un client, des consignes élémentaires doivent être respectées en tout temps. En voici quelques-unes.

Pour laisser un message dans une boîte vocale

Heure-dateD’abord, quelle que soit la raison pour laquelle vous désirez laisser un message, l’une des premières règles est de ne jamais donner de détails confidentiels concernant le sujet de votre appel. Comme on ne sait jamais vraiment qui peut avoir accès à votre message, il vaut mieux éviter d’éventuels désagréments.

Ensuite, il est conseillé, dans certains cas, de mentionner l’heure et la date auxquelles vous laissez votre message, bien que les répondeurs soient munis d’une fonction à cet effet; cela donne plus rapidement l’information à la personne qui écoutera votre message. Nommez-vous, après coup, avec le nom de votre entreprise, évidemment, et spécifiez à qui s’adresse le message.

Enfin, précisez vos disponibilités pour que la personne puisse vous joindre à son tour. Laissez toujours votre numéro de téléphone deux fois, de deux façons différentes, en groupant puis en dégroupant, par exemple, la séquence des chiffres. Remerciez, évidemment, puis saluez le destinataire convenablement selon le moment de la journée.

Pour enregistrer un message d’accueil

MessageAprès le « bonjour » d’usage, déclinez votre prénom et votre nom accompagnés du nom de l’entreprise, s’il n’y a pas de message d’accueil automatisé préalable pour les appels entrants.

De plus, que vous changiez ou non votre message d’accueil tous les jours, il faut à tout le moins spécifier le moment de votre réponse, par exemple, fin d’avant-midi, début d’après-midi ou fin de journée. L’important, c’est que l’appelant puisse prévoir le moment de votre appel. Rappelez-vous que, plus vous êtes précis, moins l’impression d’attente sera longue pour lui.

Il va de soi également qu’en cas d’absence prolongée, il faut préciser à quel moment vous donnerez suite aux appels reçus, à votre retour, idéalement la date, la journée et l’heure.

En effet, nous n’avons pas tous la même notion du temps. « Dès que possible… », pour certains, suppose quelques heures, alors que pour vous, cela signifie peut-être une journée ou deux… C’est pourquoi le fait de clarifier le délai évite toute confusion à ce chapitre.

Quand cela est possible, fournissez une solution de rechange, c’est-à-dire le nom et le numéro d’une personne qui pourra répondre à votre place.

Finalement, après avoir invité l’appelant à laisser son message et ses coordonnées, remerciez-le et terminez votre texte avec les salutations d’usage.

Simple comme « bonjour », me direz-vous? En effet, mais ce sont de menus détails qui valent leur pesant d’or. Ils vous permettront de vous distinguer et de devenir une personne incontournable dans votre milieu d’affaires!

 

Pour en savoir plus ou pour joindre Danielle Roberge : www.parlonsetiquette.com