Par Danielle Roberge

Lorsqu’ils échangent par courriel, de plus en plus de gens outrepassent certaines règles élémentaires d’étiquette. Pourtant, il est important d’utiliser un minimum de structure grâce à laquelle vous pourrez démontrer le respect que vous avez envers votre destinataire, qu’il soit un proche, un collègue, un partenaire d’affaires ou un client.

L’appel :  un incontournable pour bien débuter un courriel

 Il y a à peine 20 ans, il aurait été impensable d’écrire une lettre à un client, à un collègue ou à une amie sans l’introduire avec un appel. Bien qu’un courriel soit généralement un texte bref, il n’est pas moins nécessaire d’utiliser l’appel, peu importe la relation, professionnelle ou pas, entretenue avec la personne à qui il est destiné.

monsieur madame

Par ailleurs, bien que le protocole déconseille de faire suivre le titre de civilité par le nom de famille, il demeure très agréable de recevoir un courriel personnalisé. La formule d’usage « Madame, » ou « Bonjour, Madame » est, à mes yeux, plutôt froide. Mais le choix vous revient ! Lorsqu’un mot tel que « Bonjour » précède le titre de civilité, le point doit être utilisé. Par exemple : « Bonjour, Monsieur. ». Sinon, il est suggéré d’écrire « Monsieur, »,  « Chère Madame, » ou encore « Chère Julie, » suivi d’une virgule et non d’un point.

Le choix d’une adresse courriel : une question de crédibilité

 Nous ne répéterons jamais assez à quel point il est important de choisir une adresse courriel qui ne ressemble pas à une blague d’adolescent ! Ne vous méprenez pas : une adresse de style joeblow28@gmail.com ne vous protégera pas davantage de l’hameçonnage. Une adresse de courriel devrait permettre aux destinataires de vous identifier rapidement. Elle pourrait être composée, par exemple, de votre nom de famille et de la première lettre de votre prénom, ou de vos nom et prénom en entier.

L’utilisation du CCI et du « répondre à tous »

 La « copie conforme invisible », communément appelée la « CCI », doit systématiquement être employée dès que votre courriel comporte plusieurs destinataires. La CCI existe pour éviter de rendre public le courriel de vos contacts sans leur consentement.

Le « répondre à tous », quant à lui, ne doit être utilisé qu’à la demande de l’expéditeur et ce, lorsque le nombre de destinataires est raisonnable, c’est-à-dire inférieur à 10. Au-delà de cela, il est préférable que l’expéditeur présente à tous les destinataires, dans un seul message, un compte rendu des réponses qu’il aura reçues.

 La longueur du message et la signature

 Comme l’utilisation des courriels est réservée aux communications brèves et concises, il est recommandé, si votre message fait plus d’une page, de l’envoyer en pièce jointe. Évidemment, les courriels seront exempts de fautes et on évitera l’usage de binettes (qu’on appelle communément les « smileys »).

Finalement, la signature devrait comporter votre prénom et votre nom, l’adresse d’affaires et le numéro de téléphone pour vous joindre ainsi que le logo de votre entreprise. Pourquoi tout cela ? Pour faciliter la communication avec vos destinataires. Si l’un d’entre eux souhaite vous joindre rapidement, il n’aura qu’à descendre au bas de votre courriel pour accéder facilement et rapidement à toutes vos coordonnées. Vos clients et collaborateurs l’apprécieront grandement !

À vos claviers et bonne correspondance !

 

Pour en savoir plus ou pour joindre Danielle Roberge : www.parlonsetiquette.com