Par Sandra Gravel
Révision linguistique : Sylvie Lamothe

Tout le monde veut être clair à l’écrit. Et être compris. Pourquoi? Pour éviter d’avoir à «perdre» du temps à expliquer ce que voulait vraiment dire le courriel, l’infolettre ou l’article de blogue. Comment y arriver? Entre autres, en appliquant les principes suivants.   

Ralentissez

Vous rédigez probablement très vite sur votre ordinateur ou votre appareil mobile, en tentant de répondre le plus rapidement possible à votre interlocuteur. Vite fait, bien fait! Vrai? Pas nécessairement. Prenez quelques secondes de plus pour vous relire et éliminer, entre autres, les erreurs insérées par le correcteur automatique de votre appareil mobile.

Pensez d’abord à votre message

Chaque communication écrite doit porter sur un sujet central qui est ensuite développé dans les phrases ou paragraphes de votre texte. Pensez à ce que vous voulez dire et écrivez-le ensuite le plus simplement possible.

Restez vous-même

Vous-mêmeL’une des premières choses à faire est d’écrire en demeurant vous-même, c’est-à-dire en utilisant des mots de tous les jours. Des mots que vous comprenez bien et que vos destinataires comprendront aussi.

Soyez concret

Les mots courts sont plus concrets que ceux qui contiennent quatre ou cinq syllabes. Ils offrent donc l’avantage de susciter rapidement une image chez vos lecteurs. Par exemple, le mot question est plus simple à lire que le mot questionnement. Il est aussi plus facile à saisir. Par ailleurs, ces mots ne sont pas interchangeables : question n’est pas synonyme de questionnement. Le premier signifie « interrogation adressée à quelqu’un » et le second veut dire « ensemble de questions portant sur un thème ».

Construisez des phrases courtes

Une phrase de 20 à 25mots est plus facile à lire qu’une phrase de 30 à 50 mots. Cela est encore plus vrai si vous semez les virgules au hasard sans trop maîtriser les règles de ce signe de ponctuation. Bien sûr, vous pouvez placer une ou deux belles longues phrases bien construites dans un texte, mais, afin de ne pas essouffler vos lecteurs, gardez votre moyenne autour de 20 mots.

Pour vous donner une idée du nombre de mots contenus dans une phrase sans avoir à faire le calcul, la première phrase du paragraphe précédent contient 18mots; la deuxième, 22; la troisième, 31. Sentez-vous la différence en lisant?

Placez la bonne information au bon endroit

Chemin_clairSimple comme principe, mais souvent oublié. Commencez par introduire votre sujet, puis développez-le en quelques phrases ou en quelques paragraphes, puis concluez en invitant votre lecteur à agir ou en le saluant. L’introduction est la partie d’un texte la plus souvent négligée. Aidez vos lecteurs à vous comprendre en précisant d’emblée pourquoi vous leur écrivez et à quel sujet.

 

Choisissez la voix active

La phrase active est plus facile à lire que les formulations passives ou négatives. Qu’est-ce que la voix active? C’est une tournure de phrase dans laquelle le sujet accomplit l’action. Par exemple : le service à la clientèle traitera votre requête dans les plus brefs délais.

La voix passive fait l’inverse. Le sujet subit l’action. Cela donne une phrase plus lourde comme : votre requête sera traitée par le service à la clientèle dans les plus brefs délais. La voix active est plus claire parce qu’elle est plus directe et qu’elle demande moins d’efforts aux lecteurs.

Dorlotez vos énumérations

Vous avez des énumérations à inscrire dans votre texte ou votre courriel? Recourez aux puces. Pour une série de questions? Rien de mieux que les chiffres pour faciliter leur repérage et leur suivi.

Évitez la surcharge visuelle

Parfois, vous voulez attirer l’attention d’un lecteur en utilisant des procédés de mise en évidence comme le caractère gras, le soulignement, le surlignement, la couleur, la majuscule, etc. Votre objectif est que l’information soit repérée, mais si vous abusez de la mise en relief dans votre texte, il se transforme en affiche lumineuse et clignotante pour votre lecteur, et il perd en clarté. Privilégiez le gras et allez-y avec parcimonie.

Bonne rédaction !

 

« En affaires, soigner ses écrits n’est jamais une erreur. L’inverse est moins sûr. »

 

Pour en savoir plus ou pour joindre Sandra Gravel : www.sandragravel.com